Evidencija radnika u FBiH: šta mora biti u dosjeu svakog radnika

Ako si se nekad zapitao/la šta treba biti u dosjeu radnika, više se ne moraš brinuti. Ovdje ću ti sve detaljno objasniti i navesti i ako budeš imao/la sve što je ovdje navedeno, nema te inspekcije koja će te za to kazniti.

U ovom članku ti pokazujem šta tačno zakon traži da vodiš o svakom radniku, kako izgleda uredan radnički dosje, gdje se u svemu tome uklapaju stručna sprema, dokvalifikacija i prekvalifikacija, i koliko te košta ako ovo ignorišeš (ovo je posebno važno da znaš).

Jedna napomena prije nego krenemo: evidenciju radnog vremena (prisustvo, odsustva, prekovremeni) namjerno ostavljam za poseban članak. To je tema za sebe i zaslužuje svoj prostor.

Izvor obaveza?

Obaveze vođenja evidencije, te potrebni podaci proizlaze Iz dva propisa, i to:

1. Zakon o radu FBiH – član 43. kaže da si dužan voditi matičnu evidenciju o radnicima i svakodnevnu evidenciju o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. I da je inspektoru možeš predočiti na zahtjev.
2. Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu – donesen upravo na osnovu člana 43. stav 5. Zakona i propisuje šta tačno evidencija sadrži.

Matična evidencija: 24 obavezna podatka

U Pravilniku su pobrojana 24 podatka koje matična evidencija mora sadržavati za svakog radnika. Da ne prepisujem zakon k’o iz čitanke, grupisao sam ih logično:

Obrati pažnju na dvije stvari koje se najčešće preskoče:

• Penzijski staž do početka rada kod tebe. Da, moraš evidentirati i ono što se desilo prije nego što je radnik ušao u tvoju firmu.
• Razlog prestanka radnog odnosa. Ne samo datum, nego i razlog.

A tek stav 2…

Član 3. stav 2. Pravilnika dodaje: dužan si voditi i druge podatke od kojih zavisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa. Pravilnik nabraja primjere: trudnoća, majčinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, povreda na radu, profesionalna bolest, invalidnost, smanjena radna sposobnost…

I još jedan detalj koji skoro niko ne zna: za radnika koji kod tebe radi s nepunim radnim vremenom, evidentiraš i podatak o svakom drugom poslodavcu kod kojeg taj radnik radi.

Važno: ovi podaci iz stava 2. su osjetljivi. Član 30. Zakona o radu izričito zabranjuje da se lični podaci radnika prikupljaju, obrađuju, koriste ili dostavljaju trećim licima, osim ako je to određeno zakonom ili potrebno radi ostvarivanja prava iz radnog odnosa. Prevedeno: podatak o trudnoći radnice vodiš zato što od njega zavise njena prava. Ne dijeliš ga ni sa kim.

I dok smo kod granica: član 29. Zakona o radu kaže da prilikom odabira kandidata i zaključivanja ugovora ne smiješ tražiti podatke koji nisu u neposrednoj vezi sa radnim odnosom. Evidencija je široka, ali nije bezgranična.

Posebne evidencije: nisu svi tvoji ljudi “radnici”

Pravilnik nalaže da vodiš posebne evidencije i za lica koja rade kod tebe, a nisu u radnom odnosu, i to:

• lica na ugovoru o privremenim i povremenim poslovima,
• lica na stručnom osposobljavanju bez zasnivanja radnog odnosa,
• učenici strukovnih škola na praktičnoj nastavi i vježbama,
• lica koja obavljaju rad za opće dobro – volonteri,
• i druga lica koja za tebe rade po važećim propisima.

Za njih je lista kraća: identitet, akt na osnovu kojeg rade kod tebe, dokaz o ispunjavanju propisanih uslova za obavljanje tih poslova, naziv posla, mjesto rada, dan početka i dan prestanka rada.

Ako se sad pitaš koji su to sve oblici angažmana i kako se razlikuju od radnog odnosa, o tome sam detaljno pisao u članku o zapošljavanju i drugim vidovima angažmana – ovdje samo napominjem da svaki od tih oblika povlači i svoju evidenciju.

Radnički dosje u praksi: šta stvarno držiš u file-u

Pravilnik propisuje podatke, ali podatak bez dokumenta iza sebe je samo tvrdnja. Zato se u praksi za svakog radnika formira personalni dosje – fascikla (fizička ili digitalna) iz koje svaki podatak iz evidencije možeš dokazati.

Ovo je moja checklist za uredan dosje:

Praktičan savjet: Pravilnik kaže da je radnik dužan prijaviti svaku promjenu podataka odmah, a najkasnije u roku od osam dana od nastanka promjene. Zvuči lijepo na papiru, ali radnici to ne rade sami od sebe. Ubaci tu obavezu u ugovor o radu ili pravilnik o radu i podsjeti ljude jednom godišnje. Preseljenje, nova diploma, promjena prezimena – sve to mijenja evidenciju.

Stručna sprema i minimalni zahtjevi: ko određuje šta radno mjesto traži

Zakon ti nigdje ne kaže da knjigovođa mora imati ekonomski fakultet. To određuješ ti – kroz sistematizaciju radnih mjesta, najčešće u okviru pravilnika o radu.

Kako to funkcioniše u praksi:

1. Za svako radno mjesto definišeš minimalne zahtjeve: stepen i vrsta stručne spreme, stručni ispit ako je propisan, radno iskustvo, posebna znanja.
2. Kod zapošljavanja tražiš dokaze – diplomu, uvjerenje, certifikat. Kopije idu u dosje.
3. U matičnu evidenciju upisuješ školsku spremu i stručni ispit, a u evidenciju i poslove radnog mjesta koje radnik obavlja.

I sad ključna veza koju inspektor itekako vidi: ako ti sistematizacija kaže da radno mjesto traži VSS, a u evidenciji radnika na tom mjestu stoji SSS – imaš neusklađenost koju moraš znati objasniti. 

Kod nekih zanimanja minimalne zahtjeve ne određuješ ti, nego poseban propis (zdravstvo, zaštita na radu, računovodstvena profesija po Zakonu o računovodstvu i reviziji FBiH i slično). Tada je dokaz o ispunjavanju tih uslova obavezan dio dosjea.

Dokvalifikacija i prekvalifikacija: kad radnik “mijenja papire”

Prvo da objasnim pojmove, jer se stalno miješaju:

• Usavršavanje – radnik nadograđuje znanja u okviru postojećeg zanimanja (kursevi, seminari, obuke). Ne mijenja se stepen ni zvanje.
• Dokvalifikacija – radnik stiče viši stepen stručne spreme u istom ili srodnom zanimanju. Bio KV, postaje VKV.
• Prekvalifikacija – radnik stiče kvalifikaciju za drugo zanimanje istog stepena. Bio konobar, postaje kuhar.

Zakon o radu ovu oblast uređuje na sljedeći način:

Član 31. Zakona o radu FBiH: poslodavac može, u skladu s potrebama rada, omogućiti radniku obrazovanje, osposobljavanje i usavršavanje. Ali prilikom promjene ili uvođenja novog načina ili organiziranja rada – poslodavac je to obavezan omogućiti. S druge strane, radnik je obavezan, u skladu sa svojim sposobnostima i potrebama rada, obrazovati se, osposobljavati i usavršavati.

Obrati pažnju na tu razliku između “može” i “obavezan”. Uvodiš novi softver, novu mašinu, novu tehnologiju rada? Obuka radnika više nije tvoja dobra volja. uslovi i način uređuju se kolektivnim ugovorom ili pravilnikom o radu.

Formalna dokvalifikacija i prekvalifikacija odraslih provodi se kroz verifikovane ustanove za obrazovanje odraslih, po kantonalnim propisima o obrazovanju odraslih – i na kraju procesa radnik dobija javnu ispravu.

A šta to znači za evidenciju? Tri stvari:

1. Svako novo uvjerenje ide u dosje i u matičnu evidenciju. Pravilnik izričito navodi stručni ispit, dodatno obrazovanje, uvjerenja i certifikate – uključujući i neformalno obrazovanje.
2. Ako se radnik nakon prekvalifikacije raspoređuje na druge poslove, mijenjaš podatak o poslovima radnog mjesta – u pravilu kroz aneks ugovora o radu.
3. Radnik ima pravo na plaćeno odsustvo za vrijeme obrazovanja ili stručnog osposobljavanja i usavršavanja, pod uslovima i u trajanju određenim kolektivnim ugovorom ili pravilnikom o radu. Eh, to odsustvo se opet evidentira – ali o evidenciji radnog vremena i odsustava, kao što rekoh, u posebnom članku.

Forma i rokovi čuvanja: knjiga ili e-podataka?

Pravilnik kaže da se evidencija vodi pisano u obliku knjige, a može i u elektroničkom obliku. Dakle, Excel, HR softver, ERP – sve prolazi, dok god sadrži propisane podatke i dok ga možeš predočiti inspektoru.

Rokovi su gdje ljudi najčešće griješe:

Pročitaj još jednom prvi red. Trajno. Radnik koji je kod tebe radio 2017. i otišao – njegova matična evidencija i dalje mora postojati. Kad za dvadeset godina bude dokazivao staž za penziju, tvoja evidencija je dokaz.

I još nešto uz prestanak radnog odnosa po Zakonu o radu dužan si radniku na dan prestanka ugovora vratiti sve njegove dokumente, uz potvrdu o poslovima koje je obavljao i trajanju radnog odnosa. Original diplome nije tvoj. Kopija u dosjeu – jeste.

Šta te košta ako ovo ne radiš

Zakon o radu je propisao i kazne ako ne vodiš evidencije o radnicima, ako ih vodiš suprotno propisanom sadržaju i načinu, ili ako ih ne predočiš inspektoru na zahtjev.

Da, dobro si pročitao/la: kažnjava se i firma i direktor. A ako je prekršaj učinjen prema maloljetnom radniku, iznosi se udvostručuju.

I zapamti formulaciju “suprotno propisanom sadržaju”. Nije dovoljno da evidencija postoji. Ako od 24 podatka vodiš 15 – vodiš je suprotno propisanom sadržaju. To je isti prekršaj kao da je nemaš.

Umjesto zaključka: sat vremena posla, godine mirnog sna

Evidencija radnika nije birokratska gnjavaža nego tvoja prva linija odbrane. U radnom sporu, kod inspekcije, kod dokazivanja staža – onaj ko ima urednu evidenciju, taj priča iz pozicije snage.

Moja preporuka: uzmi listu iz ovog članka, otvori dosje jednog radnika i prekontroliši ga tačku po tačku. Ako prođe – čestitam, u manjini si. Ako ne prođe – sad znaš tačno šta fali i imaš sve na jednom mjestu.

Imaš li ti sve dosjee uredne? Ili si upravo shvatio da ti u pola njih fali “penzijski staž do početka rada”? Piši u komentarima – a ako imaš situaciju iz prakse koja te muči, opiši je. Možda baš ona postane tema nekog od narednih članaka.