Evidencija radnog vremena, odsustva i pravdanje

Ako imaš makar jednog zaposlenog, moraš imati šihtaricu. Nema izuzetka, nema “mi smo mala firma”, nema “pa svi dođu u osam”. Zakon je jasan, a inspekcija ne prašta.

Kao računovođa, ovo pitanje slušam godinama. Moram li voditi šihtaricu? Moraš. Može li elektronski? Može. Ima li neki excel? Ima, ali ćeš ga zamrziti. O tome malo kasnije, jer imam i priču iz prve ruke.

Prvo da raščistimo šta tačno zakon traži od tebe.

Obaveza vođenja evidencija

Zakon o radu FBiH kaže da si kao poslodavac dužan svakodnevno voditi evidenciju o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Ta evidencija mora sadržavati podatke o početku i završetku radnog vremena, smjenama i druge podatke o prisustvu radnika na radu.

Pored toga, vodiš i matičnu evidenciju o svim zaposlenim radnicima. I jedno i drugo si dužan/na predočiti inspektoru rada na njegov zahtjev.

Detalje propisuje Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima i drugim licima angažovanim na radu. Njega drži pri ruci, jer je to dokument po kojem će te inspekcija “češljati”.

Ključno: Evidencija se vodi svakodnevno, ažurno, na početku i na kraju radnog dana. Ne petkom za cijelu sedmicu. Ne zadnji dan u mjesecu za cijeli mjesec.

A šta ako ne vodiš? Prekršajne odredbe Zakona o radu za poslodavca – pravno lice predviđaju novčane kazne od 1.000 do 3.000 KM, a u ponovljenom prekršaju od 5.000 do 10.000 KM. Posebno se kažnjava i odgovorno lice. Skupa zaboravnost ili skup nehat.

Evidencija dolaska i odlaska zaposlenika

Evidencija o radnom vremenu mora sadržavati:

Pored ovoga, dužan si voditi i posebne podatke od kojih zavise prava radnika: noćni rad, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane praznika .

Još tri stvari koje moraš znati:

• Evidencija se vodi za obračunsko razdoblje utvrđeno za isplatu plaće – dakle mjesečno, jer po njoj obračunavaš platu.
• Čuvaš je najmanje pet godina, a ako je pokrenut radni spor, do njegovog pravosnažnog okončanja.
• Radnik ima pravo uvida u svoju evidenciju. Nije tajni dokument.

Pisane šihtarice

Pravilnik kaže da se podaci o radnom vremenu mogu voditi pisano u obliku knjige ili u elektroničkom obliku. Smiješ koristiti kratice, ali uz jasno pojašnjenje šta svaka znači. Ako ti “B” znači bolovanje, negdje mora pisati “B – bolovanje”.

Dakle, klasična papirna šihtarica je i dalje potpuno legalna. Ali hajde da budemo iskreni o tome kako to izgleda u praksi:

• Radnik se upisuje kad dođe. Ili se ne upisuje, pa se upisuje naknadno “po sjećanju”.
• Neko je zaboravio upisati izlazak, pa ispada da je radio 26 sati.
• Kraj mjeseca: prepisivanje, sabiranje sati, provjeravanje, mrmljanje…
• Inspektor traži evidenciju za mart prošle godine, a knjiga je… negdje.

Papir prašta sve dok ne dođe kontrola ili radni spor. Onda ne prašta ništa!

Elektronska evidencija dolaska i odlaska

Elektronski oblik je izričito dozvoljen Pravilnikom. I tu većina poslodavaca prvo posegne za excelom.

Excel radi. Ali excel je i dalje ručni rad – nije pisanje, ali jeste kucanje. Za svakog novog zaposlenika novi sheet ili kopiranje postojećeg. Svaki dan ručno popunjavanje. Pauze, službeni putevi, sastanci u gradu – sve to neko mora ukucati. A evidencija mora biti ažurna na početku i kraju radnog dana, ne rekonstruisana krajem mjeseca.

Klijenti me često pitaju: “Možete li vi to voditi za nas?” Ne mogu. I ne trebam. I neću. Evidencija se vodi tamo gdje se dolazi na posao, ažurno i svakodnevno. Računovođa ti obračunava platu na osnovu šihtarice, ali je ne može popunjavati umjesto tebe iz svoje kancelarije.

Prava elektronska evidencija znači sistem koji sam bilježi dolaske, odlaske, pauze i odsustva – čitačem kartice, mobilnom aplikacijom ili web prijavom – i iz toga sam pravi šiht listu. O tome kako sam ja to riješio, pričam ti na kraju članka.

Odsustva: šta se evidentira i po kojem osnovu

Svako neprisustvo na poslu mora imati svoju kućicu u evidenciji. Pravilnik izričito nabraja odmore, praznike, bolovanje, porođajno odsustvo, plaćeno i neplaćeno odsustvo. Prođimo kroz najčešće situacije.

Odsustvo zbog pauze

Zakon kaže da radnik koji radi duže od šest sati dnevno ima pravo na odmor u toku radnog dana u trajanju od najmanje 30 minuta. Na zahtjev radnika, dužan si mu jednom u toku radne sedmice omogućiti pauzu od jednog sata.

Dvije stvari koje poslodavci redovno pobrkaju:

Pauza se NE uračunava u radno vrijeme. Ako radnik radi od 8 do 16 sa pola sata pauze, njegovo dnevno radno vrijeme je 7,5 sati – osim ako pravilnikom o radu ili ugovorom nisi uredio drugačije.

Način i vrijeme korištenja pauze uređuješ kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu i ugovorom o radu. U evidenciji, izlazak na pauzu i povratak s nje direktno utiču na tačnost ukupnog dnevnog radnog vremena – zato ozbiljni sistemi evidencije bilježe i pauze, ne samo dolazak i odlazak.

Odsustvo zbog bolovanja

Privremena spriječenost za rad, narodski bolovanje, ima svoja jasna pravila:

Obaveza radnika: najkasnije u roku od tri dana od dana nastupanja spriječenosti, radnik te je dužan pisanim putem obavijestiti o privremenoj spriječenosti za rad. Ovo je radnikova obaveza, ne tvoja – ali ti je u interesu da procedura obavještavanja bude jasno opisana u pravilniku o radu.

Doznaka: odsustvo se pravda doznakom izabranog ljekara. Bez doznake, dani odsustva vise u zraku – a to nije dobro ni za radnika ni za tebe.

Ko plaća:

• Bolovanje do 42 dana – naknada plaće ide na teret poslodavca. To potvrđuje i Zakon o doprinosima FBiH, koji naknadu plaće za privremenu spriječenost do 42 dana izričito uključuje u osnovicu doprinosa.
• Bolovanje preko 42 dana – naknadu refundira kantonalni zavod zdravstvenog osiguranja, u skladu sa Zakonom o zdravstvenom osiguranju FBiH i kantonalnim propisima. Visina naknade i procedura refundacije razlikuju se po kantonima, pa provjeri propis svog kantona.

Zaštita radnika: privremena spriječenost za rad zbog bolesti ili povrede je neopravdan razlog za otkaz. A radniku koji je pretrpio povredu na radu ili obolio od profesionalne bolesti ne možeš otkazati ugovor za vrijeme liječenja ili oporavka, osim za teži prijestup.

U evidenciji radnog vremena bolovanje se vodi kao “vrijeme spriječenosti za rad zbog privremene nesposobnosti za rad” – i to razdvojeno do 42 i preko 42 dana, jer se različito tretira u obračunu plate i poreznim prijavama.

Odsustvo zbog trudnoće i porođaja

Ovdje zakon štiti radnicu ozbiljno, a kazne za poslodavce koji to ignorišu su među najneugodnijim. Ključne odredbe Zakona o radu FBiH:

• Ne smiješ tražiti podatke o trudnoći, osim ako radnica sama zahtijeva pravo predviđeno propisima radi zaštite trudnica.
• Trudnicu, odnosno ženu koja doji dijete, dužan si rasporediti na druge poslove ako je to u interesu njenog zdravlja po nalazu ovlaštenog ljekara. Ako ne možeš, ona ima pravo na odsustvo uz naknadu plaće.
• Porođajno odsustvo traje jednu godinu neprekidno. Može početi 28 dana prije očekivanog termina na osnovu nalaza ljekara. Žena može koristiti i kraće, ali ne kraće od 42 dana poslije porođaja.
• Nakon 42 dana od porođaja, pravo na porođajno odsustvo može koristiti i radnik – otac djeteta, ako se roditelji tako sporazumiju.
• Nakon isteka porođajnog odsustva, žena ima pravo raditi polovinu punog radnog vremena do prve godine života djeteta, a za blizance, treće i svako sljedeće dijete do druge godine.
• Žena koja doji dijete ima pravo odsustvovati s posla dva puta dnevno po sat vremena radi dojenja, do prve godine života djeteta – i to vrijeme se računa u puno radno vrijeme.
• Zabranjen je noćni rad trudnica od šestog mjeseca trudnoće, te majki i usvojitelja do druge godine života djeteta.

Naknadu plaće za vrijeme porođajnog odsustva radnica ostvaruje u skladu sa posebnim zakonom – u praksi to znači kantonalne propise, pa se visina i način isplate razlikuju od kantona do kantona (nažalost). Poslodavac može isplatiti i razliku do pune plaće na svoj teret.

U evidenciji: porođajno odsustvo se vodi kao posebna kategorija neprisustva, a u matičnoj evidenciji vodiš i podatke poput potvrde o trudnoći, majčinstva i dojenja djeteta, jer od njih zavise prava iz radnog odnosa.

Pravdanje odsustva

Svaki dan koji radnik nije na poslu mora imati osnov i dokaz. Bez toga, evidencija ti je šarena laža, obračun plate klimav, a pred inspektorom nemaš čime braniti ni sebe ni radnika.

Plaćeno odsustvo: radnik ima pravo na odsustvo uz naknadu plaće do sedam radnih dana u kalendarskoj godini u slučaju stupanja u brak, porođaja supruge, teže bolesti i smrti člana uže obitelji odnosno domaćinstva – u skladu s kolektivnim ugovorom, pravilnikom o radu i ugovorom o radu. Dobrovoljni davalac krvi ima pravo na najmanje jedan dan plaćenog odsustva za svako darivanje. Vrijeme plaćenog odsustva smatra se vremenom provedenim na radu.

Neplaćeno odsustvo: odobravaš ga na pismeni zahtjev radnika, a uslove uređuješ kolektivnim ugovorom ili pravilnikom o radu. Dužan si omogućiti do četiri radna dana godišnje za vjerske odnosno tradicijske potrebe, od čega dva dana uz naknadu plaće. Za vrijeme neplaćenog odsustva prava i obaveze iz radnog odnosa miruju, osim obaveza za doprinose i poreze.

Kako pravdanje izgleda u urednoj praksi:

1. Zahtjev radnika – pisani, s navedenim osnovom i periodom.
2. Dokaz – doznaka za bolovanje, izvod iz matične knjige, potvrda o darivanju krvi, pozivnica, smrtovnica… zavisno od osnova.
3. Odluka/rješenje poslodavca – za plaćeno i neplaćeno odsustvo.
4. Unos u evidenciju – tačan broj dana, tačan osnov, tačna oznaka.

Savjet iz prakse: u pravilniku o radu precizno definiši proceduru pravdanja – kome se radnik javlja, u kojem roku, kojim dokazom. Kad je procedura jasna, nema rasprava tipa “ja sam javio Emiru usmeno u hodniku. – Kojem Emiru?”.

Kako sam ja riješio šihtarice

Sad ono što sam obećao na početku.

Sve što mogu, volim automatizovati – posebno ove trivijalne, a smarajuće poslove kao što je šihtarica. Godinama sam klijentima nudio excel tabele, gledao kako ih pola ne popunjava ažurno, i tražio nešto bolje. Čak sam pokušavao praviti vlastito rješenje, dok nisam shvatio koliko to vremena guta.

A onda sam upoznao Omera, product managera jedne domaće kompanije. Njegov prvi email je bio kec na desetku – čovjek je pogodio tačno mi šta treba, prvo meni, pa i mojim klijentima. Na sastanku smo prošli evidenciju radnog vremena, odsustva, automatske šiht liste, mobilnu aplikaciju… Vratio sam se u kancelariju i isti dan krenuo s registracijom i testiranjem.

Program se zove Attendo i evo šta me kupilo:

• Izvještaj o prisustvu i odsustvu mogu izvući bilo kad, za bilo koji period unazad.
• Za firme s fiksnim radnim vremenom (recimo 8 do 16) podesi se automatsko računanje, a pojedinačne dane kad je bilo drugačije izmijenim direktno u programu ili u exportovanom excelu.
• Može i stvarna evidencija – dolazak, odlazak, pauze, godišnji, bolovanja – po radniku, grupi radnika ili radnom mjestu. Čitači kartica za veće firme, mobilna aplikacija za terence. Apsolutno sve.
• Sve je u cloudu, dostupno putem weba i mobilne aplikacije, uz integraciju s obračunom plata.
• Evidencija zaposlenih posložena prema zakonu, pravilnicima i uredbama – dakle tačno ono što smo gore prošli.

Kad sam zapeo s početnim podešavanjem (logično, novi program), nazvao sam Omera, a on mi sve objasnio. Za ono gdje nisam bio siguran spojio se na moj računar i prošli smo zajedno. Takva podrška je kod nas rijetkost.

I najjače od svega: za firme do 5 zaposlenih Attendo je besplatan. Bez ugovora, bez ostavljanja kartice, bez “demo verzije na 14 dana” – kreneš i koristiš punu verziju. To u BH softverskim vodama praktično ne postoji.

Iskreno mi je drago da je ovakvo nešto napravila domaća ekipa, i zato ih spominjem ovdje – jer vrijedi.

Bonus za čitaoce: ako imaš 5 i više zaposlenih, javi se direktno Omeru iz Attendo-a i navedi da te je preporučio Kenan Omerspahić – dobit ćeš 20% popusta prva tri mjeseca na sve plaćene opcije.

Za kraj

Evidencija radnog vremena nije birokratska gnjavaža koju vodiš “zbog inspekcije”. To je dokument iz kojeg se računa plata, dokazuje prekovremeni rad, pravda bolovanje i brani i radnik i poslodavac kad zagusti. Zakon ti daje slobodu forme – papir ili elektronika – ali ne i slobodu od ažurnosti.

Moja preporuka je jednostavna: automatizuj. Vrijeme koje sad trošiš na prepisivanje šihtarica potroši na posao koji donosi novac.

Imaš li ti neku šihtarica-horor priču ili pitanje oko evidencija i odsustava? Piši u komentarima – odgovaram na svaki.