Evidencija ulaznih i izlaznih faktura – KUF i KIF u računovodstvenoj praksi

U prethodnim tekstovima pisao sam o knjigovodstvenim ispravama te o sastavljanju, prijemu i kontroli ulaznih i izlaznih faktura. Sad nastavljam da objašnjavam gdje sve te fakture završavaju – u pomoćnim poslovnim knjigama koje se u računovodstvenoj praksi zovu knjiga ulaznih faktura i knjiga izlaznih faktura, ili kraće: KUF i KIF.

Ova tema nije rezervisana samo za PDV obveznike, kako se ponekad pogrešno misli. Svako pravno lice i svaki preduzetnik koji vodi dvojno knjigovodstvo ima obavezu da vodi ove evidencije – razlika između PDV obveznika i neobveznika dolazi u određenim kolonama i načinu korištenja podataka.

U posebnom tekstu koji slijedi bavit ću se konkretno obračunom PDV-a, poreznim prijavama i svim specifičnostima koje donosi status PDV obveznika. Ovaj tekst je uvod u to – razumijevanje KUF-a i KIF-a je preduslov za sve što dolazi poslije.

Odakle KUF i KIF u zakonu?

Poslovne knjige se, prema Zakonu o računovodstvu i reviziji Federacije Bosne i Hercegovine, dijele na dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige. Dnevnik i glavna knjiga su sistemske evidencije u kojima se bilježi svaka promjena na imovini, obavezama, kapitalu, prihodima i rashodima.

Pomoćne knjige su analitičke evidencije koje dopunjuju i razrađuju podatke iz glavne knjige, a upravo tu su KUF i KIF. Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH u članu 18. stavu 3. eksplicitno ih nabraja kao pomoćne poslovne knjige, uz blagajnu, knjigu deviznih sredstava, evidenciju dionica i ostalo.

Dakle, KUF i KIF nisu improvizacija niti interni dogovor između računovođa, nego zakonom prepoznate pomoćne knjige čija je svrha jasna: pratiti svaku ulaznu i izlaznu fakturu posebno, hronološki i uredno, kao podlogu za knjiženje u glavnoj knjizi.

Knjiga ulaznih faktura – KUF

Knjiga ulaznih faktura (KUF) je pomoćna poslovna knjiga u kojoj se evidentiraju sve fakture koje pravno lice ili preduzetnik prima od svojih dobavljača – za nabavljenu robu, materijal, usluge, dugotrajnu imovinu i sve ostalo za šta postoji ulazna faktura.

Svaka faktura koja stigne u preduzeće treba biti upisana u KUF. Ova evidencija prethodi knjiženju u glavnoj knjizi – tek nakon što je faktura upisana, provjerena i likvidirana, ona odlazi na knjiženje.

Sadržaj KUF-a

Minimalni sadržaj KUF-a obuhvata podatke koji jednoznačno identifikuju svaki primljeni dokument. U praksi, bez obzira radi li se o PDV obvezniku ili ne, KUF sadrži barem:

Za preduzeća koja nisu PDV obveznici, kolone vezane za PDV su irelevantne, jer se u kolone Iznos s PDV i Iznos bez PDV unosi isti iznos, odnosno ukupan iznos koji se plaća dobavljaču.

Primjeri upisa u KUF

Recimo da su u jednoj sedmici pristigle dvije fakture za kancelarijski materijal, od istog dobavljača, za isti iznos.

Primjer 1 – PDV obveznik prima fakturu: Firma “ABC d.o.o.”, koja je PDV obveznik, prima fakturu na iznos 1.000,00 KM + 170,00 KM PDV-a = ukupno 1.170,00 KM. U KUF se upisuju sve tri vrijednosti odvojeno: osnovica 1.000,00 KM, PDV 170,00 KM i ukupno 1.170,00 KM. Iznos ulaznog PDV-a od 170,00 KM firma koristi za odbitak od izlaznog PDV-a u periodičnoj PDV prijavi – o čemu će biti više govora u sljedećem tekstu.

Primjer 2 – PDV neobveznik prima fakturu: Firma “XYZ d.o.o.”, koja nije PDV obveznik, prima istu fakturu na isti iznos. Ona upisuje iste podatke, ali iznos od 1.170,00 KM tretira kao ukupan trošak nabavke – nema pravo na odbitak ulaznog PDV-a, pa je taj iznos za nju jednostavno cijena materijala.

Napomena: Bez obzira na PDV status, svaka primljena faktura mora biti evidentirana u KUF-u. Ova evidencija je osnova za praćenje obaveza prema dobavljačima i pripremu plaćanja. Za PDV obveznike, uz to, direktno ulazi u pripremu periodičnih PDV prijava.

Elektronski KUF

Nekada se KUF vodio isključivo u tabelama na papiru ili u Excelu. Danas gotovo svaki računovodstveni softver automatski generiše KUF kao sastavni dio evidencija.

Elektronski KUF nije ništa drugo nego ista evidencija u digitalnom obliku. Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH dozvoljava vođenje poslovnih knjiga elektronskim putem, uz uslov da je osigurana mogućnost kontrole i ispisa podataka u svakom trenutku.

U praksi to znači da svaki put kad unesete fakturu u računovodstveni program, ona automatski postaje dio KUF-a. Program može generisati izvještaj sortiran po datumu, dobavljaču ili iznosu – i taj izvještaj je vaš elektronski KUF.

Ono što je bitno kod elektronskog KUF-a, a što zakon izričito traži:

Nepromjenljivost zapisa – jednom uneseni podaci ne smiju se brisati. Ako je faktura pogrešno unesena, ispravka se radi kao nova stavka (storno), ne brisanjem originala. Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH u članu 8. stavu 5. jasno nalaže da računovodstveni softver mora onemogućiti brisanje proknjiženih poslovnih događaja.

Mogućnost ispisa – elektronska evidencija mora biti dostupna za pregled i ispis u svakom trenutku, naročito u slučaju poreznih kontrola ili revizije.

Čuvanje aplikativnog softvera – uz elektronski zapis mora biti osiguran i softver kojim se podaci obrađuju, kako bi ostali dostupni i u slučaju tehničkih problema. Ovo nije preporuka, nego zakonska obaveza.

Knjiga izlaznih faktura – KIF

Knjiga izlaznih faktura (KIF) – u KIF se evidentiraju fakture koje mi ispostavljamo našim kupcima. Svaka faktura za prodanu robu, pruženu uslugu ili isporučenu dugotrajnu imovinu – ide u KIF.

KIF je, između ostalog, evidencija fakturisanih potraživanja od kupaca. Njime pratimo kome smo ispostavili fakturu, na koji iznos i u kom periodu – što je direktno korisno za praćenje naplate i za pripremu PDV prijave kod obveznika.

Sadržaj KIF-a

Analogno KUF-u, i KIF ima svoja standardna polja:

Primjeri upisa u KIF

Primjer 1 – PDV obveznik ispostavlja fakturu: Firma “ABC d.o.o.”, PDV obveznik, ispostavlja fakturu kupcu za računovodstvene usluge u iznosu od 500,00 KM + 85,00 KM PDV-a = ukupno 585,00 KM. U KIF se upisuje faktura s punim razgraničenjem: osnovica 500,00 KM, PDV 85,00 KM i ukupno 585,00 KM. Iznos PDV-a od 85,00 KM je izlazni PDV – novac koji firma naplaćuje od kupca u ime države i koji mora prijaviti i uplatiti.

Primjer 2 – PDV neobveznik ispostavlja fakturu: Firma “XYZ d.o.o.”, koja nije PDV obveznik, ispostavlja fakturu za iste usluge na iznos od 500,00 KM. Bez PDV-a, bez razgraničenja – 500,00 KM je ukupan iznos fakture. U KIF se upisuje samo taj iznos.

Napomena: PDV neobveznik ne smije iskazivati PDV na svojoj fakturi. Ako ga ipak iskaže, prema Zakonu o PDV-u BiH, dužan je taj iznos uplatiti Upravi za indirektno oporezivanje (UIO), čak i ako za to nije redovan obveznik. Ovo je greška koja se povremeno dešava kod preduzetnika koji tek počinju s poslovanjem, i skupa je.

Elektronski KIF

Isto što vrijedi za elektronski KUF, vrijedi i za elektronski KIF. Svaki moderni računovodstveni softver automatski vodi KIF kao registar svih ispostavljenih faktura.

Prednost elektronskog KIF-a je i u tome što je moguće odmah vidjeti ukupan fakturisani promet u bilo kom periodu, pratiti nenaplaćene fakture ili provjeriti je li svaka ispostavljena faktura uredno evidentirana u sistemu.

Za PDV obveznike, elektronski KIF je direktna podloga za pripremu PDV prijave – sve izlazne fakture iz određenog perioda s iskazanim izlaznim PDV-om automatski ulaze u obračun koji se mora prijaviti.

Kratka napomena o prihodima i rashodima

Jedna stvar na koju vrijedi ukazati, a o kojoj će detaljno biti govora u posebnim tekstovima: sam upis fakture u KUF ili KIF nije automatski nastanak rashoda ili prihoda u računovodstvenom smislu.

Faktura u KUF-u znači da smo primili obavezu plaćanja – ali rashod nastaje u trenutku nastanka poslovnog događaja (isporuka robe, pružanje usluge), ne nužno u trenutku primitka računa ili izvršenja plaćanja.

Analogno, faktura u KIF-u znači da smo evidentirali potraživanje prema kupcu – ali prihod nastaje kada je usluga pružena ili roba isporučena, ne kada smo fakturu naplatili.

Ovo razlikovanje je važno jer se u računovodstvu primjenjuje načelo nastanka poslovnog događaja, a ne načelo naplate (princip blagajne), a kako to propisuju i MRS i Zakon o računovodstvu i reviziji FBiH. KUF i KIF su evidencija dokumenata, ne direktna evidencija prihoda i rashoda. O samom knjiženju nabavki i prodaja pisaću u posebnim tekstovima.

Zaključak

KUF i KIF su, na prvi pogled, dvije jednostavne tabele. Ali u računovodstvenoj praksi one su temelj urednog praćenja prometa, posebno za PDV obveznike, kojima svaka stavka u tim evidencijama ima direktan uticaj na iznos PDV-a koji duguju ili potražuju od države.

Za početnike: ne brinite se previše oko formata i kolona na početku – moderni računovodstveni programi vode ove evidencije automatski. Ono što je bitno razumjeti je svrha: KUF prati šta smo kupili i od koga, KIF prati šta smo prodali i kome. Sve ostalo nadograđuje se na tu osnovu.

U sljedećem tekstu bavit ću se konkretno obračunom PDV-a – ko je PDV obveznik, kako se obračunava ulazni i izlazni PDV, šta je PDV prijava i kako KUF i KIF direktno ulaze u taj obračun.

Ako imate pitanja o KUF-u, KIF-u ili nešto što vam u praksi nije jasno, slobodno se javite.