Evidencija dugotrajne imovine (stalnih sredstava)

Nakon što se imovina nabavi ili izgradi (u slučaju građevinskih objekata), potrebno je znati kako se ista ispravno evidentira u kontima glavne knjige, odnosno kako se knjiži.

Već znamo da su stalna sredstva dio aktive, a nasuprot aktive su obaveze, odnosno pasiva ili konta obaveza prema dobavljačima.

U nastavku malo više detalja o ovome.

Evidencija dugotrajne imovine (stalnih sredstava)

U tekstu o nabavci i aktiviranju stalnih sredstava detaljnije sam pisao o praktičnom dijelu nabavke i aktiviranja nakon nabavke. Mada, u praksi se najčešće, ali ne i obavezno, srećemo sa time da se u trenutku nabavke odmah mogu utvrditi troškovi i amortizacijska osnovica, te izvršiti aktiviranje, zaduženje i evidentirati u registru stalnih sredstava.

Ne tako rijetki slučajevi su kod većih investicija da se radi o dugogodišnjem vrjednovanju i vođenju na kontima investicija u toku, posebno kad je u pitanju izgradnja objekata koji uvijek traju duže (od nekoliko mjeseci, do nekoliko godina).

Knjiženje nabavke stalnih sredstava

Najjednostavniji način objašnjenja knjiženja nabavki jeste kroz primjer.

Nakon što se dugotrajna imovina nabavi i instalira, te aktivira, dolazi na red knjiženje fakture ili faktura za pripremu i nabavu.

Koristit ću se primjerom koji sam već spominjao u tekstu o nabavci stalnih sredstava, tačnije nabavka mašine za pakovanje.

Klasični primjer gdje se prvo treba evidentirati sve na kontima investicije u toku, jer ima pripremnih radnji i dovođenja dodatnog priključka za struju.

Shema knjiženja u tom slučaju je prikazana u sljedećoj tabeli.

U tabeli iznad, prikazan je kompletan proces knjiženja od pripreme mjesta gdje će mašina biti instalirana, zatim nabavka mašine iz uvoza, prijevoz i instaliranje, te stavljanje iste u pogon.

Na sličan način se knjiže i jednostavnije, ali i kompleksnije nabavke, ista logika samo na pripadajuća konta.

Jednostavnije nabavke stalnih sredstava, kao računari i računarska oprema idu direktno na konta zaduženja, jer je obično fakturna vrijednost ujedno i vrijednost koja služi kao osnovica za obračun amortizacije (bez PDV za PDV obveznike, a ukupna vrijednost s PDV za PDV neobveznike).

Evidencija na skladištu

Osim evidentiranja na finansijskim kontima, koje sam prethodno opisao, nabavku je potrebno evidentirati materijalno i na skladište stalnih sredstava.

Ova evidencija je neophodna radi praćenja stanja zaliha stalnih sredstava. Iako se ne može reći da postoji fizičko skladište dugotrajne imovine, kao što je slučaj sa skladištem robe ili materijala, ali je ovakva evidencija neophodna (iz praktičnih razloga), a što je omogućeno u skoro svim knjigovodstvenim programima danas.

Potrebno je istaći koji su to praktični razlozi za ovakvu evidenciju.

Razlog za ovo je što se nabavka i/ili prodaja uvijek veže za neko skladište, dok se evidencija i obračun amortizacije, u slučaju dugotrajne imovine, vode zasebno, a iz razloga jer se stalna imovina koristi duži niz godina i koristi na specifičan način.

O evidenciji u registru dugotrajne imovine u nastavku.

Evidencija ili registar dugotrajne imovine (stalnih sredstava)

Evidencija u registru stalnih sredstava se vrši nakon nabavke i finansijskog i materijalnog knjiženja i evidentiranja sticanja dugotrajne imovine.

U registru stalnih sredstava se evidentiraju sljedeće bitne stavke i to:

• Inventarni broj, 
• Tačan naziv imovine/stalnog sredstva,
• Datum nabavke,
• Datum aktiviranja, odn. stavljanja u funkciju,
• Vijek trajanja,
• Stopa i način obračuna amortizacije, 
• Evidencija o obračunatoj amortizaciji, 
• Trenutna knjigovodstvena vrijednost sredstva, 
• Evidencija o revalorizaciji i
• Evidencija o likvidaciji.

Detaljnije o amortizaciji, revalorizaciji i evidenciji stanja i kretanja stalnog sredstva obrađeno je u posebnom tekstu.