Sastavljanje, prijem i kontrola knjigovodstvenih isprava, o kojima je bilo riječi u tekstu o knjigovodstvenim ispravama, poreznim i avansnim fakturama, detaljnije je definirano Zakonom o računovodstvu i reviziji FBiH.
U ovom tekstu fokus će biti na ulaznim i izlaznim fakturama i nekim specifičnostima vezanim za tu vrstu knjigovodstvenih isprava.
U zakonu je navedeno da isprave mogu biti interne i eksterne, pa bi shodno tome ulazne fakture bile eksterne isprave za nas, a naše izlazne fakture bi bile eksterne za naše kupce.
Sastavljanje i kontrola izlaznih faktura
Općenito, knjigovodstvena isprava se sastavlja za događaj koji je nastao, vezan je za poslovanje i ima odraz na promjenu pozicije imovine, obaveza, kapitala, prihoda i rashoda. Shodno ovom, izlazna faktura se sastavlja u slučaju prodaje usluge, robe, gotovog proizvoda ili nekog stalnog sredstva (trajne imovine) i kao takva se mora sastaviti na mjestu i u vrijeme nastanka poslovnog događaja.
Izlazne fakture se sastavljaju u najmanje jednom primjerku ako su podaci iz takve isprave stalno dostupni (u elektronskom obliku), a ako podaci nisu stalno dostupni, onda mora u najmanje dva primjerka.
Osobe koje sastavljaju izlazne fakture dužne su potpisanu fakturu i drugu dokumentaciju (npr. otpremnicu) u vezi sa nastalom poslovnom promjenom dostaviti računovodstvu odmah po izradi, a najkasnije u roku od tri dana od dana kada je poslovna promjena nastala.
Onaj ko sastavlja knjigovodstvenu ispravu, dužan je i da utvrdi suštinsku ispravnost isprave, a koja se sastoji u ispitivanju da je naznačena poslovna promjena stvarno nastala i u obimu kako je naznačeno. U slučaju da se utvrdi neispravnost isprave, ista se vraća na otklanjanje nedostataka.
Bitno je naglasiti da se u pravnom licu mora odrediti osoba koja je odgovorna za kontrolu vjerodostojnosti knjigovodstvenih isprava, a prije unosa podataka u knjigovodstvene evidencije i koja će svojim potpisom garantovati tačnost.
U slučaju da se utvrdi greška ili podaci u knjigovodstvenim ispravama ne odgovaraju stvarnom stanju, isprava, odnosno u ovom slučaju izlazna faktura, se mora ispraviti shodno članu 14. Zakona o računovodstvu i reviziji FBiH. Međutim, u praksi se ovakve greške ispravljaju na način da se ispravka vrši u knjigovodstvenim programima, te se izda nova izlazna faktura, a prije nego se ista pošalje kupcu, a pogrešne fakture se poništavaju ili uništavaju.
Prijem i kontrola ulaznih faktura
Sve što je rečeno za kontrolu izlaznih faktura, odnosi se i na ulazne fakture primljene od dobavljača. Ulazne fakture predstavljaju eksterne knjigovodstvene isprave i trebaju da budu prekontrolisane, te mora biti utvrđena njihova formalna, suštinska i računska ispravnost od strane ovlaštenih osoba za to u pravnom licu.
U slučaju da se utvrdi neka nepravilnost ulazne fakture, ista se vraća radi otklanjanja nedostataka. Tek kad se nedostaci uklone i faktura bude odgovarala stvarnom stanju, te svi podaci i računske operacije budu ispravne, takva se faktura šalje knjigovodstvu na unos i knjiženje.
Knjigovodstvo je dužno takvu fakturu, odnosno bilo koju knjigovodstvenu ispravu, proknjižiti narednog dana, a najkasnije u roku od osam radnih dana od dana prijema.
Inače, sve vezano za sadržaj, sastavljanje, kontrolu, ispravke i knjiženje knjigovodstvenih isprava općenito je sadržano u članovima 10., 11., 12., 13., 14. i 15. Zakona o računovodstvu i reviziji FBiH.
Iako su obveznici primjene ovog zakona profitna pravna lica (privredna društva – d.o.o. i d.d.) i neprofitne organizacije (udruženja građana, fondacije, humanitarne organizacije i td,), te korisnici prihoda budžeta FBiH, kantona, općina, gradova i vanbudžetskih fondova, neki propisi se analogno moraju primjenjivati i kod ostalih lica (obrta, trgovačkih i uslužnih djelatnosti), a posebno oni koji se odnose na sastavljanje i suštinsku kontrolu ispravnosti knjigovodstvenih isprava.
Zakonska je obaveza da pravna lica i neprofitne organizacije, te ostala lica koja su obveznici primjene ZRR FBiH donesu pismene akte o organizaciji računovodstvenog informacijskom sistema kojim će detaljnije odrediti način prijema, formiranja, kretanja, odlaganja i čuvanja dokumentacije, kao i postupke, metode i tehnike za vođenje poslovnih knjiga i ostalo što je određeno članom 9. ZRR FBiH i drugim članovima Zakona.
Zaključak
Sastavljanje, prijem i kontrola izlaznih i ulaznih faktura su zakonska kategorija i obaveza je činiti sve vezano za ovo u skladu sa Zakonom.
Kod izlaznih i ulaznih faktura je bitno prije slanja iste kupcu, ili po prijemu od dobavljača, utvrditi da li je formalno, računski i suštinski faktura ispravna, te da li stanje primljene robe ili materijala odgovara brojnom stanju iskazanom na fakturi.
Dokument koji može poslužiti za kontrolu i utvrđivanje stvarnog stanja robe i materijala koja je primljena je otpremnica koja obično prati robu. U praksi, račun može poslužiti i kao otpremnica, jer su iskazane stvarne količine koje su prodane, odnosno primljene.
Ukoliko imate bilo kakvih pitanja, slobodno se javite.
